Przechowywanie dokumentów, pieniędzy i papierów wartościowych

W ramach działalności kancelaryjnej notariusz nie tylko sporządza (lub uczestniczy w sporządzeniu) dokumenty notarialne, ale również przyjmuje na przechowanie pieniądze, papiery wartościowe, dokumenty, a także dane zachowane na zewnętrznym informatycznym nośniku danych. Coraz częściej strony korzystają z depozytu notarialnego, aby zapewnić określone warunki ochrony danych lub zwiększyć bezpieczeństwo przeprowadzanej transakcji.

Jak wygląda przyjęcie dokumentu na przechowanie?

W trakcie przyjmowania dokumentów na przechowanie spisywany jest protokół, precyzyjnie wskazujący, na jakich warunkach dokument (lub jego odpis) może zostać wydany w przyszłości. W protokole zostaje wskazane także to, kto może podjąć dany dokument. Warto wiedzieć, że przechowywane dokumenty mogą zostać wydane także prawnemu następcy osoby wskazanej w protokole. Procedura jest identyczna w sytuacji przekazania informatycznego nośnika danych.

W przypadku przyjęcia na przechowanie papierów wartościowych lub pieniędzy warto wiedzieć, że notariusz ma prawo przyjąć pieniądze w walucie polskiej i obcej. W tym celu jest prowadzone specjalne konto bankowe. W momencie przyjmowania depozytu notariusz spisuje protokół wraz z datą przyjęcia. W dokumencie zostaje określona tożsamość osoby składającej depozyt, a także ustalona tożsamość osoby odbierającej.